Futur parent ou parent, vous recherchez un lieu d'accueil pour votre enfant de 0 à 3 ans... A qui vous adresser ?

1. Inscription et prise en charge de l’enfant

1.1. Finalité

L'ISBW traite des données à caractère personnel afin d’inscrire l’enfant de 0 à 3 ans dans le milieu d’accueil et de gérer sa prise en charge administrative, permettant ainsi l’accès aux services d’accueil et le suivi initial de son dossier.

1.2. Catégories de données

Les données à caractère personnel, mentionnées ci-après, sont traitées par l’ISBW conformément au RGPD et à la LPPPD.
Il s’agit des informations suivantes :

- Nom, prénom, date de naissance de l’enfant,
- Date prévue de l’accouchement,
- Nom, prénom et coordonnées des deux parents, le cas échéant du ou des tuteurs, des parents d’accueil (adresse postale et adresse électronique, numéro de gsm),
- Situation professionnelle des parents, le cas échéant du ou des tuteurs, des parents d’accueil ;
- Composition de ménage,
- Personne(s) autorisée(s) à reprendre l’enfant et lien de parenté avec l’enfant,
- Circonstances particulières (reconnaissance de handicap, besoin(s) spécifique(s) de l’enfant,...
- Le numéro de pré-demande associé à une demande d’inscription auprès d’un milieu d’accueil,
- Le motif du refus d’une demande d’inscription le cas échéant.

Ces données sont collectées directement auprès des parents.

1.3. Base de licéité

L’ensemble des données à caractère personnel visées ci-avant sont traitées par l’ISBW dès lors que ce traitement est nécessaire à l’exécution des missions d’intérêt public qui lui sont confiées en tant que pouvoir organisateur de milieux d’accueil (article 6(1)(e) du RGPD) en vertu de l’article 7/2, §1, a) et b) du Décret de la Communauté française du 21 février 2019 visant à renforcer la qualité et l’accessibilité de l’accueil de la petite enfance en Communauté française (ci-après le « Décret accueil de la petite enfance »).

1.4. Durée

Les données visées ci-avant sont conservées par l'ISBW, en conformité avec l’article 7/7 du Décret accueil de la petite enfance, pendant une période de 5 ans après la dernière fréquentation de l’enfant pour les enfants accueillis et leurs parents.
Si la demande de place n’a pas abouti, les données sont conservées 3 ans après le refus.

1.5. Destinataires

Les données à caractère personnel sont traitées par l’ISBW en sa qualité de responsable du traitement. Elles peuvent uniquement être transmises aux sous-traitants de l’ISBW qui agissent exclusivement sur instructions de celle-ci pour assurer l’accueil de la petite enfance.
Les sous-traitants et autres destinataires auxquels les données peuvent être transférées sont :

- L’Office de la naissance et de l’enfance (ONE),
- Les accueillant(e)s des milieux d’accueil,
- Les prestataires informatiques et hébergeurs,
- Les assureurs en cas d’accident.

2. Communication avec les parents

2.1. Finalité

L'ISBW traite des données pour assurer le suivi de l’enfant au sein du milieu d’accueil et pour permettre une communication fluide avec les parents, notamment pour le suivi du développement de l’enfant et pour contacter les parents en cas d’urgence.

2.2. Catégories de données

Les données à caractère personnel, mentionnées ci-après, sont traitées par l’ISBW conformément au RGPD et à la LPPPD.
Il s’agit des informations suivantes :
- adresse postale,
- adresse électronique,
- numéros de téléphone fixe,
- numéro de téléphone portable.
Ces données sont collectées directement auprès des parents.

2.3.  Base de licéité

L’ensemble des données à caractère personnel visées ci-avant sont traitées par l’ISBW dès lors que ce traitement est nécessaire à l’exécution des missions d’intérêt public qui lui sont confiées en tant que pouvoir organisateur de milieux d’accueil (article 6(1)(e) du RGPD) en vertu de l’article 7/2, §1, b) du Décret accueil de la petite enfance.

2.4. Durée

Les données sont conservées par l'ISBW, en conformité avec l’article 7/7 du Décret accueil de la petite enfance, pendant une période de 10 ans après la dernière fréquentation de l’enfant pour les enfants accueillis et leurs parents.

2.5. Destinataires

Les sous-traitants et autres destinataires auxquels les données peuvent être transférées sont :
- L’Office de la naissance et de l’enfance (ONE),
- Les accueillant(e)s des milieux d’accueil,
- Les prestataires informatiques et hébergeurs.

3. Gestion des présences et organisation des milieux d’accueil

3.1. Finalité

L'ISBW traite des données pour suivre la présence des enfants dans les milieux d’accueil et calculer les taux d’encadrement et d’occupation nécessaires pour assurer une organisation optimale des services d’accueil. Les informations sur la présence de l’enfant sont stockées dans un système sécurisé et utilisées pour gérer l’accueil quotidien.

3.2. Catégories de données

Les données à caractère personnel, mentionnées ci-après, sont traitées par l’ISBW conformément au RGPD et à la LPPPD. Il s’agit des informations suivantes :
- Données de fréquentation des milieux d’accueil,
- Présence effective (matin/après-midi) par jour dans le milieu d’accueil.
Ces données sont collectées directement auprès des parents lors de chaque arrivée et départ de l’enfant.

3.3.  Base de licéité

Les données sont traitées par l'ISBW dans l’exercice de ses missions d’intérêt public (article 6(1)(e) du RGPD) en vertu de l’article 7/2, §1, d) du Décret accueil de la petite enfance.

3.4. Durée

Les données sont conservées par l'ISBW, en conformité avec l’article 7/7 du Décret accueil de la petite enfance, pendant une période de 10 ans après la dernière fréquentation de l’enfant pour les enfants accueillis et leurs parents.

3.5. Destinataires

Les sous-traitants et autres destinataires auxquels les données peuvent être transférées sont :
- L’Office de la naissance et de l’enfance (ONE),
- Les accueillant(e)s des milieux d’accueil,
- Les prestataires informatiques et hébergeurs.

4. Suivi médical et préventif de l’enfant

4.1. Finalité

L'ISBW traite des données pour assurer la santé et la sécurité de l’enfant en constituant un dossier médical préventif et en effectuant le suivi médical nécessaire. Cela inclut la gestion de situations exceptionnelles pouvant affecter la santé ou le bien-être de l’enfant. Ces données sont conservées et utilisées uniquement dans le cadre du suivi médical et préventif de chaque enfant inscrit.

4.2. Catégories de données

L’ISBW traite les données suivantes :

- Données médicales : état vaccinal, certificat médical, fiche de santé et d’habitudes, médication et allergies éventuelles ;
- Données staturo-pondérales, développement psychomoteur, habitudes de sommeil et alimentaires, apprentissage du langage, données nécessaires pour le programme de médecine préventive ;
- Données de santé spécifiques ;
- Données de contact des parents ou de la personne responsable (n° de téléphone fixe et portable, adresse électronique, …).

Ces données sont collectées directement auprès des parents.

4.3.  Base de licéité

Le traitement des données de santé de l’enfant par l’ISBW est nécessaire pour des motifs d’intérêt public important (article 9 (2)(g) du RGPD), que l’article 7/2, §1, e) et f) du Décret accueil de la petite enfance confère à l’ISBW.
Il est d’intérêt public important que les services d’accueil soient adaptés aux besoins de santé des enfants.

4.4. Durée

Les données sont conservées par l'ISBW, en conformité avec l’article 7/7 du Décret accueil de la petite enfance, pendant une période de 5 ans après la sortie d’accueil.

4.5. Destinataires

Les sous-traitants et autres destinataires auxquels les données peuvent être transférées sont :
- L’Office de la naissance et de l’enfance (ONE),
- Les accueillant(e)s des milieux d’accueil,
- Les médecins et services d’urgence en cas de nécessité,
- Les prestataires informatiques et hébergeurs.

5. Facturation et calcul de la participation financière des parents

5.1. Finalité

L'ISBW traite des données afin de calculer la participation financière des parents pour l’accueil de leur enfant, en fonction de leur situation financière et familiale, et pour établir les factures relatives à l’accueil. Ce traitement permet également de faciliter l’obtention d’avantages financiers et de garantir une tarification équitable pour chaque famille.

5.2. Catégories de données

Pour y parvenir, l’ISBW traite les informations suivantes :

- Coordonnées des parents,
- Données sur les revenus (situation professionnelle/statuts BIM, attestations fiscales, historique de paiements ...),
- Composition de ménage,
- Numéro de registre national des parents.

Ces données sont collectées directement auprès des parents lors de l’inscription ou Elles sont mises à jour à la demande des parents ou automatiquement au moins annuellement.
Une enquête sociale peut être réalisée par une travailleuse psycho-médico-sociale si nécessaire pour obtenir un tarif social. Lors de cette enquête sociale, la capacité contributive du ménage est évaluée sur base des éléments suivants :

- Données financières : revenus des membres du ménage, justificatifs de revenus, justificatifs de dépenses admissibles,
- Données de situation familiale et professionnelle : nombre de personnes à charge, justificatifs des frais déductibles, pourcentage de handicap éventuel, statut BIM.

5.3.  Base de licéité

Les données sont traitées par l'ISBW dans l’exercice des missions d’intérêt public (article 6(1)(e) du RGPD) en vertu de l’article 7/2, §1, c) et d) du Décret accueil de la petite enfance.
A titre subsidiaire, le traitement des données est nécessaire à l’exécution du contrat auquel la personne concernée est partie (article 6(1)(b) du RGPD).

5.4. Durée

Sauf en cas de litige, les données sont conservées par l'ISBW, en conformité avec l’article 7/7 du Décret accueil de la petite enfance, pendant une période de 10 ans après la dernière fréquentation de l’enfant pour les enfants accueillis, les parents, et l’entourage.

5.5. Destinataires

Les sous-traitants et autres destinataires auxquels les données peuvent être transférées sont :
- L’Office de la naissance et de l’enfance (ONE),
- Les prestataires informatiques et hébergeurs,
- Le SPF Finances.