Règlement Général sur la Protection des Données

1. Inscription et prise en charge de l’enfant

1.1. Finalité

L'ISBW traite des données à caractère personnel afin d’inscrire l’enfant de 0 à 3 ans dans le milieu d’accueil et de gérer sa prise en charge administrative, permettant ainsi l’accès aux services d’accueil et le suivi initial de son dossier.

1.2. Catégories de données

Les données à caractère personnel, mentionnées ci-après, sont traitées par l’ISBW conformément au RGPD et à la LPPPD.
Il s’agit des informations suivantes :

- Nom, prénom, date de naissance de l’enfant,
- Date prévue de l’accouchement,
- Nom, prénom et coordonnées des deux parents, le cas échéant du ou des tuteurs, des parents d’accueil (adresse postale et adresse électronique, numéro de gsm),
- Situation professionnelle des parents, le cas échéant du ou des tuteurs, des parents d’accueil ;
- Composition de ménage,
- Personne(s) autorisée(s) à reprendre l’enfant et lien de parenté avec l’enfant,
- Circonstances particulières (reconnaissance de handicap, besoin(s) spécifique(s) de l’enfant,...
- Le numéro de pré-demande associé à une demande d’inscription auprès d’un milieu d’accueil,
- Le motif du refus d’une demande d’inscription le cas échéant.

Ces données sont collectées directement auprès des parents.

1.3. Base de licéité

L’ensemble des données à caractère personnel visées ci-avant sont traitées par l’ISBW dès lors que ce traitement est nécessaire à l’exécution des missions d’intérêt public qui lui sont confiées en tant que pouvoir organisateur de milieux d’accueil (article 6(1)(e) du RGPD) en vertu de l’article 7/2, §1, a) et b) du Décret de la Communauté française du 21 février 2019 visant à renforcer la qualité et l’accessibilité de l’accueil de la petite enfance en Communauté française (ci-après le « Décret accueil de la petite enfance »).

1.4. Durée

Les données visées ci-avant sont conservées par l'ISBW, en conformité avec l’article 7/7 du Décret accueil de la petite enfance, pendant une période de 5 ans après la dernière fréquentation de l’enfant pour les enfants accueillis et leurs parents.
Si la demande de place n’a pas abouti, les données sont conservées 3 ans après le refus.

1.5. Destinataires

Les données à caractère personnel sont traitées par l’ISBW en sa qualité de responsable du traitement. Elles peuvent uniquement être transmises aux sous-traitants de l’ISBW qui agissent exclusivement sur instructions de celle-ci pour assurer l’accueil de la petite enfance.
Les sous-traitants et autres destinataires auxquels les données peuvent être transférées sont :

- L’Office de la naissance et de l’enfance (ONE),
- Les accueillant(e)s des milieux d’accueil,
- Les prestataires informatiques et hébergeurs,
- Les assureurs en cas d’accident.

2. Communication avec les parents

2.1. Finalité

L'ISBW traite des données pour assurer le suivi de l’enfant au sein du milieu d’accueil et pour permettre une communication fluide avec les parents, notamment pour le suivi du développement de l’enfant et pour contacter les parents en cas d’urgence.

2.2. Catégories de données

Les données à caractère personnel, mentionnées ci-après, sont traitées par l’ISBW conformément au RGPD et à la LPPPD.
Il s’agit des informations suivantes :
- adresse postale,
- adresse électronique,
- numéros de téléphone fixe,
- numéro de téléphone portable.
Ces données sont collectées directement auprès des parents.

2.3.  Base de licéité

L’ensemble des données à caractère personnel visées ci-avant sont traitées par l’ISBW dès lors que ce traitement est nécessaire à l’exécution des missions d’intérêt public qui lui sont confiées en tant que pouvoir organisateur de milieux d’accueil (article 6(1)(e) du RGPD) en vertu de l’article 7/2, §1, b) du Décret accueil de la petite enfance.

2.4. Durée

Les données sont conservées par l'ISBW, en conformité avec l’article 7/7 du Décret accueil de la petite enfance, pendant une période de 10 ans après la dernière fréquentation de l’enfant pour les enfants accueillis et leurs parents.

2.5. Destinataires

Les sous-traitants et autres destinataires auxquels les données peuvent être transférées sont :
- L’Office de la naissance et de l’enfance (ONE),
- Les accueillant(e)s des milieux d’accueil,
- Les prestataires informatiques et hébergeurs.

3. Gestion des présences et organisation des milieux d’accueil

3.1. Finalité

L'ISBW traite des données pour suivre la présence des enfants dans les milieux d’accueil et calculer les taux d’encadrement et d’occupation nécessaires pour assurer une organisation optimale des services d’accueil. Les informations sur la présence de l’enfant sont stockées dans un système sécurisé et utilisées pour gérer l’accueil quotidien.

3.2. Catégories de données

Les données à caractère personnel, mentionnées ci-après, sont traitées par l’ISBW conformément au RGPD et à la LPPPD. Il s’agit des informations suivantes :
- Données de fréquentation des milieux d’accueil,
- Présence effective (matin/après-midi) par jour dans le milieu d’accueil.
Ces données sont collectées directement auprès des parents lors de chaque arrivée et départ de l’enfant.

3.3.  Base de licéité

Les données sont traitées par l'ISBW dans l’exercice de ses missions d’intérêt public (article 6(1)(e) du RGPD) en vertu de l’article 7/2, §1, d) du Décret accueil de la petite enfance.

3.4. Durée

Les données sont conservées par l'ISBW, en conformité avec l’article 7/7 du Décret accueil de la petite enfance, pendant une période de 10 ans après la dernière fréquentation de l’enfant pour les enfants accueillis et leurs parents.

3.5. Destinataires

Les sous-traitants et autres destinataires auxquels les données peuvent être transférées sont :
- L’Office de la naissance et de l’enfance (ONE),
- Les accueillant(e)s des milieux d’accueil,
- Les prestataires informatiques et hébergeurs.

4. Suivi médical et préventif de l’enfant

4.1. Finalité

L'ISBW traite des données pour assurer la santé et la sécurité de l’enfant en constituant un dossier médical préventif et en effectuant le suivi médical nécessaire. Cela inclut la gestion de situations exceptionnelles pouvant affecter la santé ou le bien-être de l’enfant. Ces données sont conservées et utilisées uniquement dans le cadre du suivi médical et préventif de chaque enfant inscrit.

4.2. Catégories de données

L’ISBW traite les données suivantes :

- Données médicales : état vaccinal, certificat médical, fiche de santé et d’habitudes, médication et allergies éventuelles ;
- Données staturo-pondérales, développement psychomoteur, habitudes de sommeil et alimentaires, apprentissage du langage, données nécessaires pour le programme de médecine préventive ;
- Données de santé spécifiques ;
- Données de contact des parents ou de la personne responsable (n° de téléphone fixe et portable, adresse électronique, …).

Ces données sont collectées directement auprès des parents.

4.3.  Base de licéité

Le traitement des données de santé de l’enfant par l’ISBW est nécessaire pour des motifs d’intérêt public important (article 9 (2)(g) du RGPD), que l’article 7/2, §1, e) et f) du Décret accueil de la petite enfance confère à l’ISBW.
Il est d’intérêt public important que les services d’accueil soient adaptés aux besoins de santé des enfants.

4.4. Durée

Les données sont conservées par l'ISBW, en conformité avec l’article 7/7 du Décret accueil de la petite enfance, pendant une période de 5 ans après la sortie d’accueil.

4.5. Destinataires

Les sous-traitants et autres destinataires auxquels les données peuvent être transférées sont :
- L’Office de la naissance et de l’enfance (ONE),
- Les accueillant(e)s des milieux d’accueil,
- Les médecins et services d’urgence en cas de nécessité,
- Les prestataires informatiques et hébergeurs.

5. Facturation et calcul de la participation financière des parents

5.1. Finalité

L'ISBW traite des données afin de calculer la participation financière des parents pour l’accueil de leur enfant, en fonction de leur situation financière et familiale, et pour établir les factures relatives à l’accueil. Ce traitement permet également de faciliter l’obtention d’avantages financiers et de garantir une tarification équitable pour chaque famille.

5.2. Catégories de données

Pour y parvenir, l’ISBW traite les informations suivantes :

- Coordonnées des parents,
- Données sur les revenus (situation professionnelle/statuts BIM, attestations fiscales, historique de paiements ...),
- Composition de ménage,
- Numéro de registre national des parents.

Ces données sont collectées directement auprès des parents lors de l’inscription ou Elles sont mises à jour à la demande des parents ou automatiquement au moins annuellement.
Une enquête sociale peut être réalisée par une travailleuse psycho-médico-sociale si nécessaire pour obtenir un tarif social. Lors de cette enquête sociale, la capacité contributive du ménage est évaluée sur base des éléments suivants :

- Données financières : revenus des membres du ménage, justificatifs de revenus, justificatifs de dépenses admissibles,
- Données de situation familiale et professionnelle : nombre de personnes à charge, justificatifs des frais déductibles, pourcentage de handicap éventuel, statut BIM.

5.3.  Base de licéité

Les données sont traitées par l'ISBW dans l’exercice des missions d’intérêt public (article 6(1)(e) du RGPD) en vertu de l’article 7/2, §1, c) et d) du Décret accueil de la petite enfance.
A titre subsidiaire, le traitement des données est nécessaire à l’exécution du contrat auquel la personne concernée est partie (article 6(1)(b) du RGPD).

5.4. Durée

Sauf en cas de litige, les données sont conservées par l'ISBW, en conformité avec l’article 7/7 du Décret accueil de la petite enfance, pendant une période de 10 ans après la dernière fréquentation de l’enfant pour les enfants accueillis, les parents, et l’entourage.

5.5. Destinataires

Les sous-traitants et autres destinataires auxquels les données peuvent être transférées sont :
- L’Office de la naissance et de l’enfance (ONE),
- Les prestataires informatiques et hébergeurs,
- Le SPF Finances.

1. Inscription et création d’un compte sur la plateforme en ligne

1.1. Finalité

L'ISBW traite des données pour organiser l’inscription des enfants aux services d’accueil extrascolaire, aux plaines de vacances et aux journées pédagogiques.
L’inscription initiale se fait en principe via la création d’un compte par les parents sur la plateforme en ligne, à défaut par contact téléphonique avec les services administratifs de l’ISBW.
Ce compte permet ensuite aux parents de gérer les informations de leur enfant sur la plateforme.

1.2. Catégories de données

Les données à caractère personnel, mentionnées ci-après, sont traitées par l’ISBW conformément au RGPD et à la LPPPD.
Il s’agit des informations suivantes :
- Nom et prénom d’au moins un parent ou tuteur,
- adresse postale,
- adresse électronique,
- le cas échéant numéros de téléphone fixe,
- numéro de téléphone portable,
- numéro de registre national.
Ces données sont collectées directement auprès des parents.

1.3. Base de licéité

L’ensemble des données à caractère personnel visées ci-avant sont traitées par l’ISBW dès lors que ce traitement est nécessaire à l’exécution des missions d’intérêt public qui lui sont confiées en tant qu’opérateur de l’accueil (article 6(1)(e) du RGPD) en vertu de l’article 3 du Décret de la communauté française du 3 juillet 2003 relatif à la coordination de l’accueil des enfants durant leur temps libre et au soutien de l’accueil extrascolaire (ci-après le «Décret accueil extrascolaire»).

1.4. Durée

Les données sont conservées par l'ISBW pendant une période de 5 ans après la dernière fréquentation de l’enfant.

1.5. Destinataires

Les sous-traitants et autres destinataires auxquels les données peuvent être transférées sont :
- L’Office de la naissance et de l’enfance (ONE),
- Les accueillant(e)s des milieux d’accueil,
- Les prestataires informatiques et hébergeurs.

2. Gestion des présences et autorisations

2.1. Finalité

L'ISBW traite des données pour suivre la présence des enfants dans les lieux d’accueil et procéder à la facturation sur la base des présences réelles. Chaque enfant reçoit un badge individuel permettant d’enregistrer ses arrivées et départs via un système de puces RFID. Les données sont également utilisées pour organiser l'accueil en dehors des horaires standards, sur présentation d'une attestation justifiant cet accueil.
Enfin, l'ISBW assure la sécurité des enfants via le suivi des présences et permet à des personnes autorisées, autres que les parents, de récupérer l’enfant ou d’autoriser son retour seul.

2.2. Catégories de données

Pour y parvenir, l’ISBW traite les données suivantes :
- Nom et prénom de l’enfant,
- Badges et identifiants RFID de l’enfant,
- Heures d’arrivée et de départ de l’enfant,
- Coordonnées des parents,
- Autorisation des parents reprise dans le dossier d’inscription pour qu’une personne tierce récupéré leur enfant,
- Nom, prénom, coordonnées des personnes autorisées à récupérer l’enfant,
- Lien (de parenté ou autre) des personnes autorisées à récupérer l’enfant avec l’enfant,
- Justificatifs pour les accueils en dehors des horaires standards.
Ces données sont collectées directement auprès des parents.

2.3.  Base de licéité

L’ensemble des données à caractère personnel visées ci-avant sont traitées par l’ISBW dès lors que ce traitement est nécessaire à l’exécution des missions d’intérêt public qui lui sont confiées en tant qu’opérateur de l’accueil (article 6(1)(e) du RGPD) en vertu de l’article 3 du Décret accueil extrascolaire.
A titre subsidiaire, l’ISBW traite également ces données pour lui permettre d’exécuter le contrat auquel les parents sont parties (article 6 (1) (b) du RGPD).

2.4. Durée

Les données sont conservées par l'ISBW pendant une période de 5 ans après la dernière fréquentation de l’enfant.

2.5. Destinataires

Les sous-traitants et autres destinataires auxquels les données peuvent être transférées sont :
- L’Office de la naissance et de l’enfance (ONE),
- Les accueillant(e)s des lieux d’accueil,
- Les prestataires informatiques et hébergeurs.

3. Suivi médical de l’enfant et communication avec les parents

3.1. Finalité

L'ISBW traite des données pour assurer le suivi médical et la sécurité de l’enfant dans le lieu d’accueil, incluant la communication avec les parents en cas de maladie ou d’incident.

3.2. Catégories de données

L’ISBW traite les données suivantes :
- Nom et prénom de l’enfant,
- Nom et prénom des parents,
- Coordonnées des parents (numéro de téléphone, adresse électronique, adresse postale),
- Fiche santé de l'enfant (antécédents médicaux, allergies, traitements en cours, …).

3.3.  Base de licéité

Le traitement des données de santé de l’enfant par l’ISBW est nécessaire pour des motifs d’intérêt public important (article 9 (2)(g) du RGPD), que l’article 3 du Décret accueil extrascolaire confère à l’ISBW.
Il est d’intérêt public important que les services d’accueil soient adaptés aux besoins de santé des enfants.
Les autres données visées ci-avant sont également traitées par l’ISBW dans l’exercice de ses missions d’intérêt public (article 6 (1) (e) du RGPD), en vertu de l’article 3 du Décret accueil extrascolaire.

3.4. Durée

Les données sont conservées par l'ISBW pendant une période de 5 ans après la dernière fréquentation de l’enfant.

3.5. Destinataires

Les sous-traitants et autres destinataires auxquels les données peuvent être transférées sont :
- L’Office de la naissance et de l’enfance (ONE),
- Les accueillant(e)s des milieux d’accueil,
- Les médecins et services d’urgence en cas de nécessité,
- Les assurances en cas d’accident,
- Les prestataires informatiques et hébergeurs.

4. Facturation, délivrances d’attestations fiscales et gestion des paiements et des réclamations

4.1. Finalité

L'ISBW traite des données pour établir la facturation et gérer les paiements des services d’accueil, délivrer les attestations fiscales basées sur les paiements effectués, et appliquer un tarif social pour les familles éligibles. Ce traitement inclut également la gestion des difficultés de paiement, y compris un entretien avec une assistante sociale pour évaluer les besoins en tarif social et l’historique des paiements via la plateforme en ligne.
En outre, l'ISBW traite les données pour gérer les réclamations liées à la facturation. Seules les réclamations concernant les trois derniers mois facturés peuvent être examinées, et les données sont utilisées pour vérifier la légitimité de la réclamation et ajuster la facturation si nécessaire.

4.2. Catégories de données

Pour y parvenir, l’ISBW traite les données suivantes :
- Nom et prénom de l’enfant,
- Nom et prénom des parents,
- Coordonnées des parents (numéro de téléphone, adresse électronique, adresse postale),
- Factures,
- Le cas échéant, justificatifs pour le tarif social (attestation du CPAS...),
- Historique des paiements,
- Données et résultats de l'entretien social,
- Attestations fiscales,
- Toute autre information nécessaire à la résolution d’une réclamation.

4.3.  Base de licéité

Les données visées ci-avant sont traitées par l’ISBW dans l’exercice de ses missions d’intérêt public (article 6 (1) (e) du RGPD), qui lui confère l’article 32 du Décret accueil extrascolaire.
À titre subsidiaire, le traitement par l’ISBW des données visées ci-avant est également nécessaire à l’exécution du contrat auquel les parents sont parties (article 6 (1)(b) du RGPD).

4.4. Durée

Sauf en cas de litige, les données sont conservées par l'ISBW pendant une période de 2 ans après la dernière fréquentation de l’enfant.
En revanche, en ce qui concerne la délivrance d’attestations fiscales, les données financières sont conservées pendant une période de 10 ans après la clôture du dossier de l’enfant.

4.5. Destinataires

Les sous-traitants et autres destinataires auxquels les données peuvent être transférées sont :
- L’Office de la naissance et de l’enfance (ONE),
- Les accueillant(e)s des milieux d’accueil,
- Le Service Public Fédéral (SPF) Finances,
- Les prestataires informatiques et hébergeurs.

1. Organisation et gestion des services d’aide

1.1. Finalité

L'ISBW traite des données pour organiser, gérer et assurer le suivi des prestations de services d’aide, y compris les interventions des aides familiales et des brico-dépanneurs, en tenant compte des besoins spécifiques des usagers du service et des disponibilités du personnel. Ce traitement a également pour objectif la planification du premier passage de l’aide familiale au domicile de l’usager, l’envoi d’un programme bimensuel des prestations prévues, et la gestion de la fin des prestations en cas de résiliation de l’aide à la demande de l’usager.

1.2. Catégories de données

Les données traitées par l'ISBW incluent :
- Nom, prénom et date de naissance de l’usager du service,
- Adresse postale de l’usager du service,
- Numéro de téléphone et, le cas échéant, adresse mail de l’usager du service,
- Données de contact des proches et intervenants : coordonnées de proches ou de professionnels impliqués dans le bien-être de l’usager (ex. : famille/aidants proches, médecins, infirmiers, kinés),
- Données de prestation : programme des prestations, comptes rendus d’interventions, documents de suivi signés (ex. F54, relevés hebdomadaires),
- Données de mobilité : adresse et informations nécessaires pour organiser les déplacements,
- Données de santé des usagers du service.

1.3. Base de licéité

Les données visées ci-avant sont traitées par l'ISBW dans l'exercice de ses missions d'intérêt public (article 6 (1)(e) du RGPD) en vertu des articles 320 et suivants du Code wallon de l’action sociale, l’article 220 Code wallon de l'action sociale et de la santé - Partie décrétale et l’annexe 1ère à l’Arrêté du Gouvernement wallon modifiant certaines dispositions du Code réglementaire de l’action sociale et de la santé relatives aux services d’aide aux familles et aux ainés.
En revanche, le traitement des données relatives à la santé est nécessaire pour des motifs d’intérêt public important (article 9 (2)(g) du RGPD).

1.4. Durée

Les données sont conservées par l’ISBW pendant une période de 10 ans après la fourniture des services.

1.5. Destinataires

Les sous-traitants et autres destinataires et autres destinataires auxquels les données peuvent être transférées sont :
- Les prestataires informatiques et hébergeurs.
- L’AViQ,
- Les Centres de coordination ,
- L’administrateurs de biens et/ou de la personne de l’usager,
- Les membres de la famille/personnes référentes,
- Les services sociaux des CPAS,
- Les intervenants professionnels de l’usager

2. Enquête sociale initiale et annuelle

2.1. Finalité

L'ISBW traite des données pour réaliser une enquête sociale initiale lors de la demande d’aide, ainsi qu’une évaluation annuelle permettant d’adapter l’accompagnement à la situation personnelle de l’usager et de réviser les modalités de sa participation financière.
L’ISBW traite également les données pour analyser la pertinence et l’adéquation de l’aide fournie, avec la possibilité d’ajuster ou d’interrompre les services selon les besoins, ou pour prendre en compte le droit de mettre fin aux prestations.

2.2. Catégories de données

Les données traitées par l'ISBW incluent :
- Nom et prénom de l’usager du service,
- Adresse postale de l’usager du service,
- Numéro de téléphone de l’usager du service,
- Données relatives à la situation familiale et financière : composition du ménage, revenus des membres, justificatifs de frais déductibles,
- Données d'évaluation sociale : Informations sur les besoins spécifiques, conditions de vie, et niveaux de soutien requis,
- Données de santé (si pertinent) : Informations relatives à un éventuel handicap.

2.3.  Base de licéité

Les données visées ci-avant sont traitées par l'ISBW dans l'exercice de ses missions d'intérêt public (article 6 (1)(e) du RGPD) en vertu de l’article 222 du Code wallon de l’action sociale – Partie décrétale.
En revanche, le traitement des données relatives à la santé est nécessaire pour des motifs d’intérêt public important (article 9 (2)(g) du RGPD)..

2.4. Durée

Les données sont conservées par l’ISBW pendant une période de 10 ans après la fourniture des services.

2.5. Destinataires

Les sous-traitants et autres destinataires auxquels les données peuvent être transférées sont :
- Les prestataires informatiques et hébergeurs.
- L’AViQ,
- L’administrateur de biens et/ou de la personne de l’usager.

3. Calcul et facturation des contributions financières

3.1. Finalité

L'ISBW traite des données pour établir et facturer la contribution financière applicable aux prestations, en fonction des revenus de l’usager et de la grille tarifaire officielle établie par la Région Wallonne, tenant compte des critères tels que la composition du ménage et la situation de handicap éventuelle.

3.2. Catégories de données

Les données traitées par l’ISBW incluent :
- Données financières : revenus des membres du ménage, justificatifs de revenus, justificatifs de dépenses admissibles,
- Données de situation familiale et professionnelle : nombre de personnes à charge, justificatifs des frais déductibles, pourcentage de handicap éventuel,
- Données de calcul des frais de déplacement : distance ou adresse pour le calcul des frais de déplacement.

3.3.  Base de licéité

Les données visées ci-avant sont traitées par l'ISBW dans l'exercice de ses missions d'intérêt public (article 6 (1)(e) du RGPD) en vertu du Code wallon de l’action sociale.
À titre subsidiaire, le traitement de ces données par l’ISBW est également nécessaire à l’exécution du contrat auquel la personne concernée est partie (article 6 (1)(b) du RGPD).
Enfin, le traitement des données relatives à la santé est nécessaire pour des motifs d’intérêt public important (article 9 (2)(g) du RGPD).

3.4. Durée

Les données sont conservées par l’ISBW pendant une période de 10 ans après la fourniture des services.

3.5. Destinataires

Les sous-traitants et autres destinataires auxquels les données peuvent être transférées sont :
- Les prestataires informatiques et hébergeurs,
- L’AViQ.

1. Organisation et gestion des services d’aide

1.1. Finalité

L'ISBW traite des données pour gérer les inscriptions aux formations, organiser les groupes et assurer la communication avec les participants. Ce traitement inclut la gestion des annulations, la confirmation des inscriptions, l’envoi de rappels, ainsi que la validation de la participation aux sessions de formation et envoi des attestations de présence.

1.2. Catégories de données

Les données traitées par l'ISBW incluent :
- Nom, prénom et date de naissance de l’usager du service,
- Adresse postale de l’usager du service,
- Numéro de téléphone et, le cas échéant, adresse mail de l’usager du service,
- Données de contact des proches et intervenants : coordonnées de proches ou de professionnels impliqués dans le bien-être de l’usager (ex. : famille/aidants proches, médecins, infirmiers, kinés),
- Données de prestation : programme des prestations, comptes rendus d’interventions, documents de suivi signés (ex. F54, relevés hebdomadaires),
- Données de mobilité : adresse et informations nécessaires pour organiser les déplacements,
- Données de santé des usagers du service.

1.3. Base de licéité

Les données visées ci-avant sont traitées par l'ISBW dans l'exercice de ses missions d'intérêt public (article 6 (1)(e) du RGPD) en vertu des articles 320 et suivants du Code wallon de l’action sociale, l’article 220 Code wallon de l'action sociale et de la santé - Partie décrétale et l’annexe 1ère à l’Arrêté du Gouvernement wallon modifiant certaines dispositions du Code réglementaire de l’action sociale et de la santé relatives aux services d’aide aux familles et aux ainés.
En revanche, le traitement des données relatives à la santé est nécessaire pour des motifs d’intérêt public important (article 9 (2)(g) du RGPD).

1.4. Durée

Les données sont conservées par l’ISBW pendant une période de 10 ans après la fourniture des services.

1.5. Destinataires

Les sous-traitants et autres destinataires et autres destinataires auxquels les données peuvent être transférées sont :
- Les prestataires informatiques et hébergeurs.
- L’AViQ,
- Les Centres de coordination ,
- L’administrateurs de biens et/ou de la personne de l’usager,
- Les membres de la famille/personnes référentes,
- Les services sociaux des CPAS,
- Les intervenants professionnels de l’usager

2. Enquête sociale initiale et annuelle

2.1. Finalité

L'ISBW traite des données pour réaliser une enquête sociale initiale lors de la demande d’aide, ainsi qu’une évaluation annuelle permettant d’adapter l’accompagnement à la situation personnelle de l’usager et de réviser les modalités de sa participation financière.
L’ISBW traite également les données pour analyser la pertinence et l’adéquation de l’aide fournie, avec la possibilité d’ajuster ou d’interrompre les services selon les besoins, ou pour prendre en compte le droit de mettre fin aux prestations.

2.2. Catégories de données

Les données traitées par l'ISBW incluent :
- Nom et prénom de l’usager du service,
- Adresse postale de l’usager du service,
- Numéro de téléphone de l’usager du service,
- Données relatives à la situation familiale et financière : composition du ménage, revenus des membres, justificatifs de frais déductibles,
- Données d'évaluation sociale : Informations sur les besoins spécifiques, conditions de vie, et niveaux de soutien requis,
- Données de santé (si pertinent) : Informations relatives à un éventuel handicap.

2.3.  Base de licéité

Les données visées ci-avant sont traitées par l'ISBW dans l'exercice de ses missions d'intérêt public (article 6 (1)(e) du RGPD) en vertu de l’article 222 du Code wallon de l’action sociale – Partie décrétale.
En revanche, le traitement des données relatives à la santé est nécessaire pour des motifs d’intérêt public important (article 9 (2)(g) du RGPD)..

2.4. Durée

Les données sont conservées par l’ISBW pendant une période de 10 ans après la fourniture des services.

2.5. Destinataires

Les sous-traitants et autres destinataires auxquels les données peuvent être transférées sont :
- Les prestataires informatiques et hébergeurs.
- L’AViQ,
- L’administrateur de biens et/ou de la personne de l’usager.

3. Calcul et facturation des contributions financières

3.1. Finalité

L'ISBW traite des données pour établir et facturer la contribution financière applicable aux prestations, en fonction des revenus de l’usager et de la grille tarifaire officielle établie par la Région Wallonne, tenant compte des critères tels que la composition du ménage et la situation de handicap éventuelle.

3.2. Catégories de données

Les données traitées par l’ISBW incluent :
- Données financières : revenus des membres du ménage, justificatifs de revenus, justificatifs de dépenses admissibles,
- Données de situation familiale et professionnelle : nombre de personnes à charge, justificatifs des frais déductibles, pourcentage de handicap éventuel,
- Données de calcul des frais de déplacement : distance ou adresse pour le calcul des frais de déplacement.

3.3.  Base de licéité

Les données visées ci-avant sont traitées par l'ISBW dans l'exercice de ses missions d'intérêt public (article 6 (1)(e) du RGPD) en vertu du Code wallon de l’action sociale.
À titre subsidiaire, le traitement de ces données par l’ISBW est également nécessaire à l’exécution du contrat auquel la personne concernée est partie (article 6 (1)(b) du RGPD).
Enfin, le traitement des données relatives à la santé est nécessaire pour des motifs d’intérêt public important (article 9 (2)(g) du RGPD).

3.4. Durée

Les données sont conservées par l’ISBW pendant une période de 10 ans après la fourniture des services.

3.5. Destinataires

Les sous-traitants et autres destinataires auxquels les données peuvent être transférées sont :
- Les prestataires informatiques et hébergeurs,
- L’AViQ.

1. Service d’accompagnement (SAPH)

1.1. Finalité

Le Service d’accompagnement pour la personne handicapée de l’ISBW traite des données pour fournir aux usagers du service un accompagnement personnalisé afin de répondre aux besoins spécifiques des personnes en situation de handicap. Cet accompagnement est gratuit et peut inclure des démarches sociales, des projets de logement, et autres aspects de la vie quotidienne.
Pour assurer cet accompagnement, le Service évalue les besoins de l’usager à travers des entretiens et des échanges d’informations avec les professionnels de santé et les centres de services sociaux impliqués dans le réseau de soutien de l’usager. L’ISBW collecte également des informations financières et médicales lorsque c’est nécessaire, pour coordonner efficacement les interventions et garantir un suivi optimal. Un contrat formalisant les droits et obligations est établi pour structurer cet accompagnement.
En complément, l’ISBW accompagne les usagers dans la mise en place de démarches sociales et administratives, y compris l’appui dans l’obtention d’une attestation de reconnaissance officielle du handicap auprès du SPF Sécurité Sociale et/ou de l’AViQ pour faciliter l'accès à des aides sociales spécifiques.

1.2. Catégories de données

Les données à caractère personnel, mentionnées ci-après, sont traitées par l’ISBW conformément au RGPD et à la LPPPD.
Il s’agit des informations suivantes :
- Données d'identification : nom, prénom, numéro de registre national, adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone/GSM ;
- Données relatives à l’état civil et à la composition du ménage : situation familiale, composition de ménage, nom et prénom du conjoint, nombre d'enfants à charge ;
- Données socio-économiques : emploi, statut professionnel, revenus propres et du conjoint, dettes, informations financières, patrimoine mobilier et immobilier, données de pension du demandeur ou de son conjoint ;
- Données relatives au handicap et à l’état de santé : impact sur la vie quotidienne, informations médicales pertinentes pour l’accompagnement, données concernant un ou plusieurs séjour(s) dans une institution ;
- Données de la personne de contact qui aide l’usager pour la demande, données de l’administrateur légal, données du médecin traitant ;
- Autres données spécifiques : le fait que l’usager soit victime d'un acte de terrorisme reconnu par l'État belge, les trois derniers chiffres du numéro d'identification de la mutualité de l’usager.
Ces données sont collectées directement auprès de la personne concernée.

1.3. Base de licéité

Les données visées ci-avant sont traitées par l'ISBW dans l'exercice de ses missions d'intérêt public (article 6 (1)(e) du RGPD) en vertu des articles 476 et suivants du Code réglementaire wallon de l’action sociale et de la santé et des articles 266 et suivants du Code wallon de l'action sociale et de la santé - Partie décrétale.
En revanche, le traitement des données relatives à la santé est nécessaire pour des motifs d’intérêt public important (article 9 (2)(g) du RGPD).

1.4. Durée

Les données sont conservées par l’ISBW pendant une période de 10 ans après la fourniture des services.

1.5. Destinataires

Les sous-traitants et autres destinataires auxquels les données peuvent être transférées sont :
- Le Service Public Fédéral (SPF) Sécurité Sociale,
- L’AVIQ,
- Les prestataires informatiques et hébergeurs,
- Les professionnels de santé,
- Les partenaires du réseau, dans les limites du secret professionnel partagé.

2. Soutien dans l’emploi (Jobcoaching)

2.1. Finalité

Le Service d’accompagnement pour la personne handicapée de l’ISBW traite des données afin d’accompagner l’usager du service dans son parcours professionnel et de faciliter son intégration et son évolution au sein de son environnement de travail.
Cet accompagnement est adapté aux besoins individuels de l’usager et peut inclure un soutien dans la mise en place d'un contrat de travail, une assistance lors des entretiens avec l'employeur, l'acquisition de nouvelles compétences et la création d'outils spécifiques pour faciliter les tâches et la communication au sein d’une équipe.
Le Service d’accompagnement peut également se rendre sur le lieu de travail de l’usager si nécessaire, pour assurer un suivi de proximité et adapter l'accompagnement en fonction de l'évolution de sa situation professionnelle. En fonction de ses besoins et avec le consentement de l’usager, le Jobcoach peut également intervenir auprès des collègues de l’usager pour expliquer sa situation afin de favoriser un environnement de travail inclusif.

2.2. Catégories de données

L'ISBW traite les données suivantes pour atteindre cet objectif :
- Nom, prénom, date de naissance, numéro de registre national,
- Coordonnées (adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail),
- Données professionnelles : parcours et situation d'emploi actuelle (poste, secteur, type de contrat),
- Données relatives à la situation financière,
- Données de soutien à l’emploi : besoins spécifiques pour l'intégration professionnelle, tâches et compétences à acquérir, adaptations nécessaires,
- Données de santé : informations sur le handicap ou besoins spécifiques de santé liés au travail,
- Données de communication et suivi : comptes rendus d’entretiens et suivi des progrès,
- Données de mobilité (si nécessaire) : lieu de travail et informations sur les besoins de mobilité.

2.3.  Base de licéité

Les données visées ci-avant sont traitées par l'ISBW dans l'exercice de ses missions d'intérêt public (article 6 (1)(e) du RGPD) en vertu des articles 476 et suivants du Code réglementaire wallon de l’action sociale et de la santé et des articles 266 et suivants du Code wallon de l'action sociale et de la santé - Partie décrétale.
En revanche, le traitement des données relatives à la santé est nécessaire pour des motifs d’intérêt public important (article 9 (2)(g) du RGPD).

2.4. Durée

Les données sont conservées par l’ISBW pendant une période de 10 ans après la fourniture des services.

2.5. Destinataires

Les sous-traitants et autres destinataires auxquels les données peuvent être transférées sont :
- Les prestataires informatiques et hébergeurs.
- Les professionnels de santé,
- L’AViQ,
- L’employeur,
- L’ONEm et le FOREm ;
- Les mutuelles.

1. Gestion des demandes d’agréments et de subvention

1.1. Finalité

L'ISBW traite des données pour gérer les demandes d'agréments et de subventions nécessaires à la prestation de services en conformité avec les critères des autorités. Ce traitement vise à assurer la conformité des formations et services offerts aux exigences réglementaires et à obtenir les financements requis pour leur organisation. Cela permet de justifier l’adéquation des subsides octroyés en fonction de l’activité réelle du milieu d’accueil et d’assurer une organisation conforme aux normes de qualité. Les données sont également traitées pour permettre l’obtention des subventions octroyées par l’ONE, nécessaires au bon fonctionnement des lieux d’accueil.

1.2. Catégories de données

L'ISBW traite les données suivantes pour atteindre cet objectif :
- Données de fréquentation : informations sur la présence des enfants et les périodes de fréquentation,
- Présences quotidiennes : enregistrement des jours et heures de présence,
- Données administratives : informations nécessaires pour évaluer les besoins et justifier l'octroi de subventions,
- Données bancaires : montants des subventions reçues et dépenses liées aux formations,
- Données d'identification des usagers des services :

- Nom et prénom des parents,
- Adresse des parents et enfants.

- Informations personnelles des parents : statut professionnel (facultatif),
- Informations scolaires des enfants,
- Données de facturation et subventions : informations financières relatives aux subventions et montants versés,
- Logs de connexion et adresse IP : en lien avec l'utilisation de l'interface logicielle dédiée. .

1.3. Base de licéité

Les données visées ci-avant sont traitées par l'ISBW pour répondre à des obligations légales (article 6 (1)(c) du RGPD), conformément aux textes de loi pertinents, tels que le Décret accueil de la petite enfance, le Décret accueil extrascolaire, et le Code wallon de l’action sociale et de la santé.

1.4. Durée

Les données sont conservées pour une période de 10 ans après la clôture du dossier.

1.5. Destinataires

Les données sont échangées avec l'Office de la Naissance et de l'Enfance (ONE) et les autorités compétentes uniquement dans le cadre des démarches de demande d'agréments et de subventions, conformément aux exigences réglementaires.

1. Communications aux usagers des services de l’ISBW

1.1. Finalité

L'ISBW traite des données pour communiquer par voie électronique avec les bénéficiaires usagers des services de l’ISBW pour informer et promouvoir les activités, les actions et les évènements organisés au sein de l’ISBW.

1.2. Catégories de données

Les données à caractère personnel, mentionnées ci-après, sont traitées par l’ISBW conformément au RGPD et à la LPPPD.

Il s’agit des informations suivantes :
- adresse postale,
- adresse électronique,
- numéros de téléphone fixe,
- numéro de téléphone portable.
Ces données sont collectées directement auprès des personnes concernées.

1.3. Base de licéité

Les données visées ci-avant sont traitées par l'ISBW sur la base de son intérêt légitime à promouvoir les activités exercées, les actions entreprises et les évènements organisés par l’ISBW (article 6 (1)(f) du RGPD).

1.4. Durée

Les données sont conservées pour une période de 5 ans après la clôture du dossier.

1.5. Destinataires

Les sous-traitants et autres destinataires auxquels les données peuvent être transférées sont :
- Les prestataires informatiques et hébergeurs.

2. Communications aux personnes ne bénéficiant pas des services de l’ISBW

2.1. Finalité

L'ISBW traite des données pour communiquer par voie électronique avec les personnes qui ne bénéficient pas des services de l’ISBW pour informer et promouvoir les activités, les actions et les évènements organisés au sein de l’ISBW.

2.2. Catégories de données

Les données à caractère personnel, mentionnées ci-après, sont traitées par l’ISBW conformément au RGPD et à la LPPPD.

Il s’agit des informations suivantes :
- nom et prénom,
- adresse postale,
- adresse électronique,
- numéros de téléphone fixe,
- numéro de téléphone portable.

2.3. Base de licéité

Les données visées ci-avant sont traitées par l'ISBW sur la base de son intérêt légitime à promouvoir les activités exercées, les actions entreprises et les évènements organisés par l’ISBW (article 6 (1)(f) du RGPD).

2.4. Durée

Les données sont conservées pour une période de 1 an après la clôture du dossier.

2.5. Destinataires

Les sous-traitants et autres destinataires auxquels les données peuvent être transférées sont :
- Les prestataires informatiques et hébergeurs.

1. Recrutement

1.1. Finalité

L'ISBW traite des données pour gérer l'ensemble du processus de recrutement, de la réception des candidatures à la finalisation des engagements. Ce traitement comprend la collecte et le suivi des dossiers de candidatures, l'organisation des entretiens, l’évaluation des qualifications des candidats, et la gestion des informations personnelles jusqu'à la signature du contrat pour les candidats retenus.

Les test écrits sont anonymisés afin d’assurer une totale impartialité.

1.2. Catégories de données

L'ISBW traite les informations suivantes pour le processus de recrutement :
- Nom, Prénom, Sexe et Lieu et date de naissance,
- Nationalité,
- Formations et diplômes,
- Adresse postale,
- Adresse électronique,
- Numéro de téléphone et mobile,
- Expérience professionnelle,
- Motivations professionnelles,
- Références professionnelles,
- CV,
- Lettre de motivation,
- Situation familiale,
- Dossier de candidature,
- Extrait de casier judicaire (le cas échéant, modèle II).

Ces données sont collectées directement auprès du candidat.

1.3. Base de licéité

Les données visées ci-avant sont traitées par l'ISBW sur la base de son intérêt légitime à promouvoir les activités exercées, les actions entreprises et les évènements organisés par l’ISBW (article 6 (1)(f) du RGPD).

1.4. Durée

Les données des candidats non retenus sont conservées un an après la fin de la procédure de recrutement, cette durée étant limitée au strict nécessaire en cas de réclamation/recours éventuel.

1.5. Destinataires

La communication des données aux prestataires de service et sous-traitants (prestataires informatiques, hébergeur …) de l’ISBW pourrait être nécessaire.

1. Cookies

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- Administrer son site web,
- Permettre l’accès des internautes aux services du site Web et leur utilisation,
- Pour le partage de pages.

1.1. Qu’est-ce qu’un cookie ?

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Notez qu’il existe plusieurs types de cookies, décrits ci-après.

1.2. Catégories de cookies utilisés et finalité poursuivie

i. Nécessaire

Nous utilisons ces cookies pour :
- Permettre la navigation à travers notre site web et l'utilisation de ses fonctionnalités de la manière attendue ;
- Conserver les préférences de l’internaute afin qu’il ne doive pas effectuer à chaque fois les mêmes actions. Exemple: se rappeler ses préférences concernant les cookies ;
- Détecter d'éventuels problèmes dans la navigation afin d'améliorer continuellement notre site web.

ii. Analyse et personnalisation

Nous utilisons ces cookies pour :
- Identifier quelles sont les potentielles causes ayant menées un utilisateur à une éventuelle erreur lors de la navigation ;
- Examiner les interactions avec le contenu de notre site web pour rendre la navigation plus aisée ;
- Tester différentes versions de contenu ou les personnaliser afin de déterminer lesquels rendent la navigation plus aisée pour les utilisateurs.

1.3. Base(s) de licéité

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L’internaute peut refuser que ces cookies soient installés sur son appareil. L´accès à notre site ne lui sera pas, pour autant, refusé. Toutefois, certaines fonctionnalités peuvent, exceptionnellement, ne pas être disponibles.

1.4. Conséquences de la désactivation des cookies

Si l’internaute refuse d’autoriser les cookies non essentiels (tels que les cookies d’analyse, de personnalisation et marketing), ces cookies ne seront pas utilisés lors de sa navigation sur notre site. Toutefois, certaines fonctionnalités qui s’appuient sur des cookies fonctionnels ou nécessaires pourraient être affectées. Pour désactiver entièrement les cookies tiers, l’internaute peut modifier les paramètres de son navigateur.

1.5. Comment voir quels sont les cookies installés sur mon terminal et comment les supprimer ?

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2. Interaction avec les plateformes (Facebook, LinkedIn, …)

L’ISBW gère sa présence Internet et sociale pour informer le public de ses activités par le biais de pages dédiées, de posts et de publicités. Ce faisant, les documents relatifs au traitement des données à caractère personnel par les plateformes préexistantes (Facebook, LinkedIn, …) s'appliquent.

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Dans ces hypothèses, nous veillons bien entendu à ce que les destinataires soient obligés à respecter les mêmes standards de protection des données que dans l’UE par le biais de clauses contractuelles appropriées. Les personnes concernées peuvent obtenir une copie de ces garanties sur simple demande.

Pour l’ensemble des traitements effectués par l’ISBW, aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé au sens de l’article 22 du RGPD n’est prise par l’ISBW à l’égard des personnes concernées.

Pour l’ensemble des traitements effectués par l’ISBW, aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé au sens de l’article 22 du RGPD n’est prise par l’ISBW à l’égard des personnes concernées.

L’ISBW adopte des mesures organisationnelles et techniques pour protéger les données personnelles contre :
• les accès non autorisés ;
• le traitement illicite et non autorisé ;
• la perte ou le dommage ;
• la destruction non autorisée.

Des mesures particulières tant organisationnelles que techniques sont mises en œuvre pour les données qui concernent la santé.

Ces mesures sont régulièrement évaluées et si nécessaire actualisées en vue d’en garantir une protection maximale.

Conformément au RGPD et à la LPPPD, les personnes concernées sont titulaires des droits suivants concernant le traitement de leurs données à caractère personnel par les responsables du traitement :

• • Information – Ce droit est exercé par le biais de la présente notice d’information.
  • Accès et rectification – Les personnes concernées disposent du droit d’accéder à leurs données et de les faire rectifier, le cas échéant.
  • Opposition – Les personnes concernées peuvent s’opposer au traitement de leurs données que nous réalisons sur la base du caractère nécessaire du traitement au regard des missions d’intérêt public confiées à l’ISBW ou sur la base du caractère nécessaire du traitement au regard des intérêts légitimes poursuivis par l’ISBW.
  • Retrait du consentement - Lorsque les données sont traitées sur la base du consentement, les personnes concernées peuvent retirer ce consentement à tout moment, sans remettre en cause le traitement antérieurement effectué.
  • Effacement et limitation du traitement – Les personnes concernées peuvent obtenir l’effacement de leurs données ou la limitation du traitement dans les conditions prévues aux articles 17 et 18 du RGPD.
  • Portabilité – Les données que les personnes concernées nous ont fournies peuvent leurs être communiquées ou transmises aux tiers qu’elles désigneront sous format électronique.

Comment exercer ces droits ?

Afin d’exercer ces droits, les personnes concernées peuvent contacter l’ISBW ou son délégué à la protection des données :
- Soit par courrier postal : ISBW, Rue du Cerf, 200 B-1332 Rixensart ;
- Soit par e-mail : dpd@isbw.be
Pour obtenir de plus amples informations, ou pour introduire une réclamation, les personnes concernées peuvent contacter l’Autorité de Protection des Données (Rue de la Presse, 35 – 1000 Bruxelles, Tél. + 32 2 274 48 00 – contact@apd-gpa.be – https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/agir/introduire-une-plainte).

La présente politique peut, à tout moment, pour diverses raisons, faire l’objet de corrections, d’ajouts ou de modifications. La version la plus actuelle peut être consultée en permanence sur notre site Internet. Les personnes concernées sont invitées à la consulter régulièrement.