1. Inscription et création d’un compte sur la plateforme en ligne
1.1. Finalité
L'ISBW traite des données pour organiser l’inscription des enfants aux services d’accueil extrascolaire, aux plaines de vacances et aux journées pédagogiques.
L’inscription initiale se fait en principe via la création d’un compte par les parents sur la plateforme en ligne, à défaut par contact téléphonique avec les services administratifs de l’ISBW.
Ce compte permet ensuite aux parents de gérer les informations de leur enfant sur la plateforme.
1.2. Catégories de données
Les données à caractère personnel, mentionnées ci-après, sont traitées par l’ISBW conformément au RGPD et à la LPPPD.
Il s’agit des informations suivantes :
- Nom et prénom d’au moins un parent ou tuteur,
- adresse postale,
- adresse électronique,
- le cas échéant numéros de téléphone fixe,
- numéro de téléphone portable,
- numéro de registre national.
Ces données sont collectées directement auprès des parents.
1.3. Base de licéité
L’ensemble des données à caractère personnel visées ci-avant sont traitées par l’ISBW dès lors que ce traitement est nécessaire à l’exécution des missions d’intérêt public qui lui sont confiées en tant qu’opérateur de l’accueil (article 6(1)(e) du RGPD) en vertu de l’article 3 du Décret de la communauté française du 3 juillet 2003 relatif à la coordination de l’accueil des enfants durant leur temps libre et au soutien de l’accueil extrascolaire (ci-après le «Décret accueil extrascolaire»).
1.4. Durée
Les données sont conservées par l'ISBW pendant une période de 5 ans après la dernière fréquentation de l’enfant.
1.5. Destinataires
Les sous-traitants et autres destinataires auxquels les données peuvent être transférées sont :
- L’Office de la naissance et de l’enfance (ONE),
- Les accueillant(e)s des milieux d’accueil,
- Les prestataires informatiques et hébergeurs.
2. Gestion des présences et autorisations
2.1. Finalité
L'ISBW traite des données pour suivre la présence des enfants dans les lieux d’accueil et procéder à la facturation sur la base des présences réelles. Chaque enfant reçoit un badge individuel permettant d’enregistrer ses arrivées et départs via un système de puces RFID. Les données sont également utilisées pour organiser l'accueil en dehors des horaires standards, sur présentation d'une attestation justifiant cet accueil.
Enfin, l'ISBW assure la sécurité des enfants via le suivi des présences et permet à des personnes autorisées, autres que les parents, de récupérer l’enfant ou d’autoriser son retour seul.
2.2. Catégories de données
Pour y parvenir, l’ISBW traite les données suivantes :
- Nom et prénom de l’enfant,
- Badges et identifiants RFID de l’enfant,
- Heures d’arrivée et de départ de l’enfant,
- Coordonnées des parents,
- Autorisation des parents reprise dans le dossier d’inscription pour qu’une personne tierce récupéré leur enfant,
- Nom, prénom, coordonnées des personnes autorisées à récupérer l’enfant,
- Lien (de parenté ou autre) des personnes autorisées à récupérer l’enfant avec l’enfant,
- Justificatifs pour les accueils en dehors des horaires standards.
Ces données sont collectées directement auprès des parents.
2.3. Base de licéité
L’ensemble des données à caractère personnel visées ci-avant sont traitées par l’ISBW dès lors que ce traitement est nécessaire à l’exécution des missions d’intérêt public qui lui sont confiées en tant qu’opérateur de l’accueil (article 6(1)(e) du RGPD) en vertu de l’article 3 du Décret accueil extrascolaire.
A titre subsidiaire, l’ISBW traite également ces données pour lui permettre d’exécuter le contrat auquel les parents sont parties (article 6 (1) (b) du RGPD).
2.4. Durée
Les données sont conservées par l'ISBW pendant une période de 5 ans après la dernière fréquentation de l’enfant.
2.5. Destinataires
Les sous-traitants et autres destinataires auxquels les données peuvent être transférées sont :
- L’Office de la naissance et de l’enfance (ONE),
- Les accueillant(e)s des lieux d’accueil,
- Les prestataires informatiques et hébergeurs.
3. Suivi médical de l’enfant et communication avec les parents
3.1. Finalité
L'ISBW traite des données pour assurer le suivi médical et la sécurité de l’enfant dans le lieu d’accueil, incluant la communication avec les parents en cas de maladie ou d’incident.
3.2. Catégories de données
L’ISBW traite les données suivantes :
- Nom et prénom de l’enfant,
- Nom et prénom des parents,
- Coordonnées des parents (numéro de téléphone, adresse électronique, adresse postale),
- Fiche santé de l'enfant (antécédents médicaux, allergies, traitements en cours, …).
3.3. Base de licéité
Le traitement des données de santé de l’enfant par l’ISBW est nécessaire pour des motifs d’intérêt public important (article 9 (2)(g) du RGPD), que l’article 3 du Décret accueil extrascolaire confère à l’ISBW.
Il est d’intérêt public important que les services d’accueil soient adaptés aux besoins de santé des enfants.
Les autres données visées ci-avant sont également traitées par l’ISBW dans l’exercice de ses missions d’intérêt public (article 6 (1) (e) du RGPD), en vertu de l’article 3 du Décret accueil extrascolaire.
3.4. Durée
Les données sont conservées par l'ISBW pendant une période de 5 ans après la dernière fréquentation de l’enfant.
3.5. Destinataires
Les sous-traitants et autres destinataires auxquels les données peuvent être transférées sont :
- L’Office de la naissance et de l’enfance (ONE),
- Les accueillant(e)s des milieux d’accueil,
- Les médecins et services d’urgence en cas de nécessité,
- Les assurances en cas d’accident,
- Les prestataires informatiques et hébergeurs.
4. Facturation, délivrances d’attestations fiscales et gestion des paiements et des réclamations
4.1. Finalité
L'ISBW traite des données pour établir la facturation et gérer les paiements des services d’accueil, délivrer les attestations fiscales basées sur les paiements effectués, et appliquer un tarif social pour les familles éligibles. Ce traitement inclut également la gestion des difficultés de paiement, y compris un entretien avec une assistante sociale pour évaluer les besoins en tarif social et l’historique des paiements via la plateforme en ligne.
En outre, l'ISBW traite les données pour gérer les réclamations liées à la facturation. Seules les réclamations concernant les trois derniers mois facturés peuvent être examinées, et les données sont utilisées pour vérifier la légitimité de la réclamation et ajuster la facturation si nécessaire.
4.2. Catégories de données
Pour y parvenir, l’ISBW traite les données suivantes :
- Nom et prénom de l’enfant,
- Nom et prénom des parents,
- Coordonnées des parents (numéro de téléphone, adresse électronique, adresse postale),
- Factures,
- Le cas échéant, justificatifs pour le tarif social (attestation du CPAS...),
- Historique des paiements,
- Données et résultats de l'entretien social,
- Attestations fiscales,
- Toute autre information nécessaire à la résolution d’une réclamation.
4.3. Base de licéité
Les données visées ci-avant sont traitées par l’ISBW dans l’exercice de ses missions d’intérêt public (article 6 (1) (e) du RGPD), qui lui confère l’article 32 du Décret accueil extrascolaire.
À titre subsidiaire, le traitement par l’ISBW des données visées ci-avant est également nécessaire à l’exécution du contrat auquel les parents sont parties (article 6 (1)(b) du RGPD).
4.4. Durée
Sauf en cas de litige, les données sont conservées par l'ISBW pendant une période de 2 ans après la dernière fréquentation de l’enfant.
En revanche, en ce qui concerne la délivrance d’attestations fiscales, les données financières sont conservées pendant une période de 10 ans après la clôture du dossier de l’enfant.
4.5. Destinataires
Les sous-traitants et autres destinataires auxquels les données peuvent être transférées sont :
- L’Office de la naissance et de l’enfance (ONE),
- Les accueillant(e)s des milieux d’accueil,
- Le Service Public Fédéral (SPF) Finances,
- Les prestataires informatiques et hébergeurs.
